Van 13 t/m 16 december hebben we een workshop gegeven over administratieve lastenverlichting met de informele aanpak als voorbeeld van Nederlandse best practice, in Danilovgrad in Montenegro. 28 deelnemers uit de regio hebben aan dit vierdaagse programma meegedaan, dat wij voor ReSPA , de regionale school voor openbaar bestuur van de Westerse Balkan hebben ontwikkeld.  

ReSPA is een internationale organisatie, die met steun van de Europese Commissie is opgericht en heeft ondermeer als doel de professionalisering en kennisuitwisseling van ambtenaren uit Kroatië, Montenegro, Macedonië, Bosnië en Hercegovina, Servië, Kosovo en Albanië.

De landen in de Westerse Balkan kenmerken zich over het algemeen door een legalistische cultuur. Volgens Hofstede is dat voor een deel toe te schrijven aan een sterke mate van onzekerheidsvermijding. Dit leidt echter tot een aantal problemen. Het is een wirwar van wet- en regelgeving van diverse bestuurslagen die elkaar overlappen of met elkaar conflicteren. Er zijn vele verschillende overheidsorganisaties die betrokken zijn bij één proces zoals bijvoorbeeld het aanvragen van een vergunning en burgers en bedrijven moeten vaak vele documenten steeds weer opnieuw indienen zoals een geboorteakte, die niet langer dan een half jaar geldig mag zijn en waarvoor ook moet worden betaald. Dit brengt veel frustratie mee bij burgers, maar creëert ook lange rijen en wachttijden bij loketten. Uiteindelijk belemmeren deze problemen de effectiviteit en legitimiteit van het openbaar bestuur enerzijds en het economische klimaat voor ondernemers anderzijds.

Vandaar dat er een duidelijke belangstelling bestond voor de Nederlandse kennis op het terrein van administratieve lastenverlichting met speciale aandacht voor de relatie burger – overheid. Centraal tijdens de workshop was de introductie van de Informal Pro-active Approach Model (in het Nederlands informele aanpak, zie ook  artikel) zoals die in Nederland met steun van BZK inmiddels is geïntroduceerd in de relatie burger-overheid daar waar het de fase van primaire besluitvorming betreft, bij de behandeling van bezwaar en afhandeling van klachten. De informele aanpak als concept sloeg goed aan en alle landen zijn tijdens de workshop aan het werk gegaan om te kijken hoe deze aanpak te vertalen naar de eigen context. Dat heeft geleid tot 7 plannen voor pilot projecten in hun eigen organisatie, zoals bij het kadaster in Macedonië, de Belastingdient in Montegro, de aanvraag van bouwvergunningen in Bosnië en Hercegovina.

De deelnemers hebben in een sessie met Rudy van Zijp van Actal kunnen leren over de berekening van administratieve lasten met het stand cost model, over de organisatie en werkwijze van Actal. Voor hen heel nieuw en daarmee interessant.
Voor ons werd weer eens opnieuw duidelijk we niet iedere keer het wiel opnieuw hoeven uit te vinden in Europa en dat we, rekening houdend met de verschillen, elkaar ook veel te bieden hebben.